This article is currently available in Vietnamese only.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: bắt đầu từ đâu
Nếu cửa hàng bán trực tiếp cho người tiêu dùng, khả năng cao bạn sẽ cần xuất hóa đơn ngay tại quầy. Đây là cách chuẩn bị để việc đó không làm chậm hàng đợi.
Nhiều chủ quán nghe "hóa đơn điện tử từ máy tính tiền" thì hình dung ra một thiết bị đắt tiền phải mua thêm. Thực tế đơn giản hơn: đó là cách xuất hóa đơn ngay tại thời điểm bán, từ chính phần mềm bạn đang dùng để thu tiền.
Ba thứ bạn cần có
- Phần mềm bán hàng ghi nhận đơn và nối được với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
- Tài khoản hóa đơn điện tử của một nhà cung cấp dịch vụ, kèm mẫu số và ký hiệu hóa đơn.
- Chữ ký số để ký phát hành.
Máy in hóa đơn chỉ để in bản giấy cho khách cầm về; nó không phải là "máy tính tiền" theo nghĩa quy định.
Ba chỗ khiến quầy bị nghẽn — và cách tránh
- Hỏi thông tin xuất hóa đơn cho mọi khách. Không cần. Chỉ hỏi khi khách yêu cầu lấy hóa đơn có mã số thuế; còn lại xuất cho khách lẻ.
- Chờ phát hành xong mới cho khách đi. Nên để việc phát hành chạy nền: thu tiền, in bill, khách về; hóa đơn phát hành ngay sau đó.
- Đơn vị tính và tên hàng để trống. Thiếu là hóa đơn bị từ chối. Khai sẵn đơn vị tính cho mọi mặt hàng ngay từ đầu, đừng để tới lúc bán mới điền tay.
Chiết khấu và khuyến mãi: chỗ hay sai nhất
Khi giảm giá cả đơn, đừng tạo một dòng âm "giảm giá" trên hóa đơn. Cách đúng là phân bổ khoản giảm vào từng dòng hàng, để tiền hàng và thuế của từng dòng đều khớp. Phần mềm tốt sẽ làm việc này tự động; nếu làm tay, hãy kiểm tra kỹ.
Sau khi phát hành thì lưu ở đâu
Hóa đơn đã phát hành cần tra cứu lại được: khách hỏi, đối chiếu công nợ, hoặc phục vụ kê khai. Hãy chọn cách làm để mọi hóa đơn nằm chung một danh sách, lọc được theo ngày và theo khách — thay vì tìm trong hộp thư.
Cách SealSales làm
Ngay trên màn hình thanh toán có công tắc bật/tắt xuất hóa đơn cho từng đơn. Việc phát hành chạy nền nên không chặn thao tác bán; đơn nào chưa xuất được thì nằm trong danh sách chờ để phát hành lại, hoặc gom nhiều đơn phát hành một lần vào cuối kỳ. Chiết khấu được phân bổ vào từng dòng hàng theo đúng cách nêu ở trên.
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn. Đối tượng và thời điểm áp dụng có thể thay đổi — hãy đối chiếu quy định hiện hành.