Hết hàng đúng lúc đông khách: đặt tồn tối thiểu thế nào cho vừa
Hết hàng là mất doanh thu thấy được ngay; trữ nhiều là chôn vốn không thấy. Cách tính điểm đặt hàng lại đơn giản mà không cần biết công thức.
Hai sai lầm ngược nhau nhưng cùng tốn tiền: hết hàng lúc khách đang đông, và trữ đầy kho món bán chậm. Điểm cân bằng không cần công thức phức tạp — chỉ cần ba con số bạn đã biết.
Ba con số cần biết
- Bán bao nhiêu mỗi ngày — lấy trung bình vài tuần gần nhất, đừng lấy ngày cao điểm.
- Bao lâu hàng mới về — tính từ lúc bạn gọi tới lúc hàng lên kệ, không phải lúc nhà cung cấp hứa.
- Mức đệm an toàn — cho những hôm bán gấp đôi hoặc nhà cung cấp giao trễ.
Tồn tối thiểu ≈ (bán mỗi ngày × số ngày chờ hàng) + đệm. Bán 20 hộp/ngày, hàng về sau 3 ngày, đệm 2 ngày → đặt tồn tối thiểu quanh 100 hộp. Chạm mức đó là gọi hàng, không đợi tới lúc kệ trống.
Đừng đặt một mức chung cho mọi mặt hàng
- Hàng bán chạy, rẻ: đệm rộng tay, hết hàng thiệt hơn nhiều so với tiền vốn nằm kho.
- Hàng đắt, quay vòng chậm: đệm mỏng, thà chờ vài ngày còn hơn chôn vốn.
- Hàng tươi, hạn ngắn: tính theo ngày, ưu tiên nhập nhiều lần mỗi lần ít.
Nhìn cả hàng bán chậm
Cảnh báo sắp hết chỉ giải quyết một nửa vấn đề. Nửa còn lại là hàng nằm im: mặt hàng 60 ngày không bán được cái nào đang giữ tiền của bạn. Mỗi tháng nên xem một lần danh sách hàng bán chậm và quyết định — xả, đổi trả nhà cung cấp, hay ngừng nhập.
Việc nên tự động hóa
Đặt tồn tối thiểu cho từng mặt hàng rồi để hệ thống nhắc, thay vì trông vào trí nhớ của người trực. Ở SealSales, mức tồn tối thiểu khai theo từng mặt hàng; chạm ngưỡng là hiện cảnh báo, và báo cáo Xuất – Nhập – Tồn cùng danh sách hàng bán chậm luôn có sẵn để rà mỗi tháng.