Doanh thu trên sổ và tiền trong két: vì sao hai số không bằng nhau
Bán được 20 triệu mà cuối ngày két chỉ có 12 triệu — chưa chắc là mất tiền. Hiểu đúng bốn khoản chênh này giúp bạn thôi hoang mang mỗi cuối ca.
Đây là câu hỏi kinh điển của chủ cửa hàng mới bắt đầu xem số liệu: doanh thu báo 20 triệu, mà đếm két chỉ được 12 triệu. Tiền đi đâu?
Bốn khoản chênh hợp lệ
- Khách chuyển khoản. Tiền vẫn về nhưng nằm trong tài khoản ngân hàng, không nằm trong két.
- Bán chịu. Hàng đã giao, doanh thu đã ghi, tiền chưa thu — khoản này nằm ở sổ công nợ.
- Chi trong ca. Mua đá, mua ga, trả tiền ship — tiền ra khỏi két nhưng không làm giảm doanh thu.
- Tiền đầu ca. Quỹ lẻ để trả lại khách vốn đã có sẵn trong két từ trước, không phải doanh thu hôm nay.
Cộng đủ bốn khoản này lại, hai con số thường khớp. Phần còn lại — nếu có — mới là chênh lệch thật cần tìm hiểu.
Ba câu hỏi tách bạch ba loại số
- Bán được bao nhiêu? → doanh thu. Ghi theo đơn, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
- Lời bao nhiêu? → doanh thu trừ giá vốn ra lãi gộp; trừ tiếp mặt bằng, lương, điện nước ra lợi nhuận.
- Trong tay còn bao nhiêu? → dòng tiền. Đây mới là thứ quyết định bạn có trả nổi lương cuối tháng hay không.
Một cửa hàng có thể lãi trên giấy mà vẫn kẹt tiền, vì lãi đang nằm ở hàng tồn kho và ở công nợ khách chưa trả.
Thói quen cuối ca đáng giá nhất
Đếm két và ghi lại con số thật, kể cả khi lệch. Chênh 20.000đ ghi vào thì tháng sau bạn còn tìm ra nguyên nhân; giấu đi thì chênh cứ lớn dần mà không ai biết bắt đầu từ đâu.
SealSales có bước đối soát ca: đầu ca nhập quỹ lẻ, cuối ca đếm két, hệ thống so với doanh thu tiền mặt đã ghi nhận và chỉ ra chênh lệch theo từng người trực. Các khoản chi trong ca ghi ngay tại đó nên không rơi rụng.