Kiểm kê kho không còn là cơn ác mộng: quy trình 5 bước
Đóng cửa cả buổi để đếm hàng rồi vẫn lệch. Cách làm dưới đây giúp kiểm kê nhanh hơn, ít sai hơn và quan trọng nhất là biết vì sao lệch.
Kiểm kê là lúc sự thật lộ ra: hàng trên sổ và hàng trên kệ có khớp không. Làm đúng cách, đây là buổi kiểm tra sức khỏe; làm sai cách, nó chỉ tạo thêm một con số nữa mà không ai tin.
Bước 1: chốt thời điểm
Kiểm kê phải "đóng băng" một thời điểm. Chọn lúc đóng cửa hoặc trước giờ mở bán, và trong lúc đếm thì không nhập hàng, không xuất hàng. Vừa đếm vừa bán là cầm chắc lệch.
Bước 2: đếm theo khu vực, không đếm theo danh sách
Đi theo danh sách trên giấy khiến người đếm chạy vòng vòng khắp kho. Hãy chia kho thành từng khu, mỗi người phụ trách một khu và đếm sạch khu đó rồi mới sang khu khác.
Bước 3: quét mã thay vì gõ tên
Máy quét mã vạch giảm gần hết lỗi nhập liệu và nhanh hơn nhiều lần. Hàng chưa có mã thì nên cấp mã nội bộ và in tem dán trước ngày kiểm kê — công chuẩn bị này trả lại gấp đôi thời gian.
Bước 4: ghi chênh lệch kèm lý do
Đây là bước quyết định kiểm kê có giá trị hay không. Mỗi mặt hàng lệch phải có một lý do: hỏng vỡ, hết hạn, xuất dùng nội bộ, bán quên ghi, hay chưa rõ. Cột "chưa rõ" chính là thứ bạn cần theo dõi ở kỳ sau.
Bước 5: chốt phiếu và đối chiếu lần sau
Sau khi chốt, số tồn trên hệ thống bằng số đếm thực tế. Kỳ kiểm kê sau, hãy so tỷ lệ lệch với kỳ này — con số giảm dần nghĩa là quy trình đang tốt lên; tăng lên nghĩa là có chỗ đang rò.
Nên kiểm kê bao lâu một lần
- Hàng đắt tiền, dễ mất: đếm hằng tuần, chỉ vài chục mã nên rất nhanh.
- Hàng tươi, hạn ngắn: đếm hằng ngày cuối ca.
- Toàn kho: mỗi tháng hoặc mỗi quý một lần, tùy quy mô.
Đếm một phần thường xuyên vẫn hiệu quả hơn đếm tất cả mỗi năm một lần rồi bó tay không biết lệch từ bao giờ.