Chi phí nào được trừ khi tính thuế? Sáu nhóm và ví dụ ngoài đời
Cùng một khoản chi, ghi đúng thì được trừ, ghi thiếu chứng từ thì không. Đây là cách phân nhóm chi phí sao cho cuối kỳ không phải ngồi bới lại từng tờ giấy.
Rất nhiều cửa hàng nộp thừa thuế chỉ vì một lý do: chi tiền thật nhưng không ghi lại, hoặc ghi mà không giữ chứng từ. Khoản đó coi như không tồn tại.
Điều kiện chung của một khoản chi được trừ
- Phục vụ việc kinh doanh. Tiền mua nguyên liệu là chi phí; tiền mua quà sinh nhật cho con thì không.
- Có chứng từ. Hóa đơn, phiếu nhập, biên nhận, sao kê chuyển khoản — thứ chứng minh tiền đã ra khỏi túi bạn và đi tới ai.
- Ghi đúng kỳ. Chi tháng nào ghi tháng đó; dồn cuối năm mới ghi là mất dấu.
Sáu nhóm chi thường gặp ở cửa hàng
- Giá vốn hàng bán: tiền hàng, nguyên vật liệu — nhóm lớn nhất và cũng dễ ghi nhất vì đã có đơn nhập.
- Nhân công: lương, phụ cấp, thưởng, các khoản trả cho người làm.
- Mặt bằng và tiện ích: tiền thuê, điện, nước, internet, rác — thường trả đều mỗi tháng nên rất dễ đặt lịch ghi.
- Vận hành bán hàng: bao bì, vận chuyển, phí sàn/ứng dụng giao hàng, phí thanh toán.
- Tài sản và khấu hao: tủ mát, máy pha, bàn ghế, máy tính — không trừ hết một lần mà phân bổ dần theo thời gian sử dụng.
- Khác: marketing, sửa chữa, công cụ dụng cụ nhỏ, phí phần mềm.
Ba chỗ hay ghi sai
- Mua tài sản mà ghi hết vào chi phí tháng đó. Cái tủ mát 30 triệu dùng 5 năm thì không thể trừ trọn trong một tháng.
- Ghi hai lần cùng một khoản. Tiền mua hàng vừa nằm trong giá vốn vừa nằm trong "chi phí khác" — lợi nhuận trên sổ tự dưng thấp bất thường.
- Nhầm ngày chi tiền với ngày phát sinh chi phí. Nhập hàng tháng 6, trả tiền tháng 8 là hai mốc khác nhau: một bên là chi phí, một bên là dòng tiền.
Cách làm nhẹ đầu nhất
Đừng chờ cuối tháng. Mỗi lần trả tiền, ghi ngay ba thứ: chi cho ai, bao nhiêu, thuộc nhóm nào, rồi chụp lại chứng từ. Việc này mất 20 giây và tiết kiệm cả buổi cuối kỳ.
SealSales cho ghi chi phí theo các nhóm luật định ngay trên điện thoại, tách bạch ngày phát sinh chi phí với ngày thực trả, và quản lý tài sản cố định kèm khấu hao — nên khoản nào được trừ, trừ vào kỳ nào là rõ ràng, không phải nhớ.
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn. Hãy đối chiếu quy định hiện hành trước khi áp dụng.